Mit dem Datenmanagementsystem Vault Professional oder Basic lassen sich Daten sicher ablegen und verwalten – für Ordnung im lokalen Arbeitsbereich sorgt das System dabei jedoch nicht automatisch.

Es empfiehlt sich daher, den lokalen Arbeitsbereich regelmäßig zu bereinigen, um zu vermeiden, dass veraltete Dateiversionen auf dem Rechner verbleiben. 

Auch fehlerhafte Versionen können lokal gespeichert sein, etwa wenn beim Befehl "Auschecken rückgängig" der Haken bei "Arbeitskopien löschen" nicht gesetzt wurde.

Wer stets die aktuelle Version vom Vault-Server lädt, umgeht das Risiko fehlerhafter Dateiversionen. Dateien mit folgenden Symbolen sollten genauer überprüft werden:

• Geänderte lokale Version, die nicht dem aktuellen Vault-Stand entspricht: 
  Hier wurden Änderungen an einer eigentlich schreibgeschützten Datei vorgenommen – dies kann z. B. beim Befehl "Auschecken rückgängig" passieren.
• Dateiproblem:
  Der Status kann nicht bestimmt werden oder es liegt eine unerwartete Dateirevision vor.

Das Bereinigen kann manuell über den Windows-Explorer erfolgen. Wie viele Dateien dabei gelöscht werden, hängt stark vom individuellen Arbeitsverhalten ab. Über eine Sternchensuche (*.) lassen sich alle Dateien im Arbeitsbereich anzeigen und löschen. Inhaltscenter-Teile können dabei ignoriert werden, da für sie keine Versionierung stattfindet.

Vor dem Löschen muss unbedingt geprüft werden, ob noch ausgecheckte Dateien vorhanden sind. Dies lässt sich schnell über eine gespeicherte Suche kontrollieren: In der Erweiterten Suche kann in der Eigenschaft "Ausgecheckt von" nach dem eigenen Benutzernamen gesucht werden:

Im Eincheck-Dialog gibt es zudem eine Checkbox, mit der die lokale Datei automatisch gelöscht werden kann.