Versionierung und Revisionierung in Vault führen zu vielen Dateien auf dem Vault Server. Viele dieser Daten werden nicht mehr aktiv bewirtschaftet, müssen aber zu Dokumentationszwecken aufbewahrt werden. Ihre IT möchte aber möglichst viele Daten loswerden, um Speicherplatz zu gewinnen.
Hier sind zwei Möglichkeiten zum Verwalten Ihrer Datenmenge auf dem Vault Server:
Vault Archive – neu in Release 2026
Neu in Vault 2026 kann nun vom Filestore ein Archiv in ein eigenes Verzeichnis abgetrennt werden. Die Funktion wird auf dem Server aktiviert.
Anschließend gibt es in der Backup-Funktion eine Option zum Ausschließen des Archivs vom Backup.
Nun steht auf dem Client für Dateien und Ordner die Archivfunktion zur Verfügung:
Das Verhalten wird über zwei neue Systemeigenschaften gesteuert.
Diese heißen “Archive Status” und “Archive Status (Historical)”:
In diesem Beispiel ist die Archivierung geplant.
Auf dem Server läuft nun ein Job, der die Datei und die ganze Dateihistorie in das Archiv verschiebt. Der Wert der Eigenschaften wechselt dann auf "Archived".
Archivierte Dateien können jederzeit zurückgeholt werden, der Benutzer braucht sich nicht darum zu kümmern, Vault behandelt das selbstständig. Mit einem einfachen Checkout / Checkin holt Vault die Datei selbstständig zurück aus dem Archiv.
Ob ein Benutzer archivieren darf, kann über eine neue Berechtigungseinstellung gesteuert werden:
Purge – Vault bereinigen
Diese Funktion gibt es schon lange. Mit dem Serverbefehl "Purge" oder "Bereinigen" können nicht mehr benötigte Dateiversionen gelöscht werden. Dabei werden die Einstellungen im Lebenszyklus angewendet.
Der Effekt im Dateisystem tritt verzögert auf. Die Funktion bereinigt zuerst die Datenbank. Die Files werden später von einem Server-Job gelöscht.
Übrigens: Der Befehl kann auch über eine Kommandozeile ausgeführt werden. Somit ist "Purge" automatisierbar, z. B. einmal pro Monat automatisch auszuführen.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
© 09/2025 Mensch und Maschine Deutschland GmbH. Alle Rechte vorbehalten.